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    • 如何组织一场高效的会议(转)

      如何组织一场高效的会议(转)

      作者/ 如一

      编辑 / 步叔

      字数:3700| 预估阅读:13分钟

      晨会、周会、月度会 、季度会、年终总结会,头脑风暴会、项目评审会、业务洽谈会、战略部署会……

      今天,你开会了吗?

      — 1—

      华为的“秘密”

      据统计,2017 年华为员工平均每天要开2.5个会。在“一句话证明你是华为人”的论坛回帖中,“ Welcome to join the conference(欢迎加入电话会议)” 一骑绝尘。

      如何组织一场高效的会议(转)

      而越是高层级的管理者,在会议上花的时间越多。

      哈佛商学院曾做过调研,管理层每周要在各种会议上耗费18 小时之久。Michael Doyle 和David Straus 在《开会的革命》一书中谈到 :“如果你是一个中层管理者, 每周可能有35% 的工作时间用来开会。如果是高层,则超过50%。这意味着,你也许要把一半以上的工作时间,用于组织会议和参加会议。”

      开会可以使员工之间信息对称(to ensure everyone on the same page)。每天的总结、复盘,能让团队更深切地理解公司正在发生的事情,跟上最新业务进展;月末年终的规划、战略盘点,能鼓舞士气,使员工更好地明白企业的未来走向;评比、颁奖等全员出席的大会,让伙伴们的归属感更强,充满仪式感的高光时刻使人倍觉荣耀。

      总之,会议对企业文化的传导、组织团队的凝聚融合、公司战斗力的增进等,均有着至关重要的作用。

      可是,为什么我们平时开会的画风是这样的呢?

      • “一群人喋喋不休了几个小时,但从来没有解决问题。”

      • “同一件事反复拿来说个不停,似乎没有人对此采取任何行动。”

      • “高层列席会议,一些人开始了表演,其他人噤若寒蝉。”

      • “有的会议明明与自己无关,还要到场旁听。”

      • “要是开会少一点的话,我就能完成更多‘实际’工作了。”

      • “当你不想干任何事的时候,开会是必不可少的。”

      主题不明、节奏拖沓、会上乱议、议而不决、决而不追,都让开会变得漫长而失控。大家纷纷陷于文山会海,难以自拔,苦不堪言。

      那么,如何组织一场高效的会议呢?

      — 2—

      会前准备

      01

      明确会议目标

      开会应该有明确的目的,否则就不要开会。

      管理学教父彼得·德鲁克 的观点是:“会议就是靠集会来商议,是组织缺陷的一种补救措施。会议应该是不得已的例外,不能视为常规。一个人人都随时开会的组织,必然是一个谁都不能做事的组织。”

      召开会议是为了沟通和解决问题,通过集体讨论,对某一议题做出决策。纯粹发布通知、布置任务的会议,完全可以用工作邮件或即时通讯的方式取而代之。

      如何组织一场高效的会议(转)

      02

      精简与会人员

      选择合适、必要的人参加会议,谢绝打酱油者。

      亚马逊CEO 杰夫·贝索斯认为,人数太多的会议将导致人云亦云,不利于决策的形成。他主持会议,坚持“两个披萨”原则,即每场会议的人数,不能多到两个披萨饼还不够吃的地步。

      只邀请相关人员参会,是对所有人时间的尊重。“解决小问题,开大会;解决大问题,开小会。”精准邀约的小型会议,更有助于创造性的发挥。每个人权责明确,执行起来也更有效率。

      首先,问题干系人、问题决策人必须到场。其次,参会者中一定要有一个有话语权、能真正拍板的人,负责处理争议、现场敲定意见等。若重要决策者缺席,建议会议改期举行,避免决策后反复的情况。

      如何组织一场高效的会议(转)

      03

      制定会议议程

      制定清晰明了的会议议程,保证会议系统而紧凑。议题要有针对性,且不可设置过多。

      会前提前几日,将议题清单及相关资料分发给与会人员。这样既节省了会上阅读材料的时间,也使参会者有了足够的信息输入,能事先进行充分思考,为会上发言做好准备。

      如何组织一场高效的会议(转)

      04

      做好会前沟通

      在涉及公司重大决定的会议召开之前,可与高层决策者、管理者等关键角色先行沟通,了解、协调各方的利益点,甚至安排几次小范围的预会议,如此能更好地达成共识,减少正式会议上的纷争。

      如何组织一场高效的会议(转)

      05

      完善会务安排

      会议时间要短,尽量压缩在一个小时之内。例会可安排在正式工作开始前,或下班之前的空档,避开中间时段,以免扰乱日常工作。

      会议的时间、地点提前通知,并在当日适时提醒相关人员参会。

      做好会议室的预定和布置,事先检查投影、电脑、话筒、音响等设备,重要文件进行备份,避免临时掉链子。

      如何组织一场高效的会议(转)

      — 3—

      会中控制

      01

      严格遵守时间

      永远准时开始会议。请迟到人员在会后了解错过的内容。

      熟悉联想公司的人都知道,联想开会迟到的话,就得站着听,领导也不例外。有一次柳传志迟到了,六十多岁也自觉站着开会。

      准时结束会议。议程中的议题没有讨论完,可后续跟踪再议。著名职业经理人余世维谈到,在他当总经理时,开会通常准备一个闹钟。闹钟一响,会议立即结束。未解决的问题,下次继续。

      如何组织一场高效的会议(转)

      02

      主持人把控节奏

      按照既定议程,一项一项地讨论议题。每次只过一个议题,进入下一议题之前,要确保参会者对上一问题已无疑义。

      禁止随意增加议题。临时增加议题,在资料不足的情况下现场发挥,很难就新增议题做出正确的决策。

      会议主持人不仅要善于调节气氛,还要学会把控节奏。始终围绕会议目标来引导话题,把即兴跑题与漫议拉回到主旨,及时砍掉旁枝错节。

      如何组织一场高效的会议(转)

      03

      高质量发言

      鼓励大家畅所欲言,勇敢表达,积极贡献自己的想法和建议。有人只带着耳朵来开会,很少发言,或从不发言。这无疑是一种资源浪费。据说乔布斯开会时,若觉得你是多余的,会把你从会场中赶出去。而马斯克脾气上来,甚至会将你解聘。

      为集思广益、博采众长,高层领导要尽量避免先发言。在中国人唯上、重人情、好面子的文化氛围中,领导先发言,等于给事情定了调,其他人就不敢表达自己的真实意思了。有些会议是“一言堂”,老板成为会场声音的垄断者,开会变成了“听会”,未免失去了召开会议的初衷。

      在会上杜绝闲聊。努力做到“无观点,不发言”。独立思考,然后发表有建设性的意见。对话时,认真倾听,保证自己已正确理解他人的观点后,再进行商讨,不要着急反驳别人。发言时,要文明措辞,对事不对人,不得人身攻击。多讲道理,少讲道德。多用客观事实,少提主观标准。

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      04

      遵循罗伯特议事原则

      亨利·罗伯特在 1876 年出版了《罗伯特议事规则》,从会议的动议一直到决议,规范出一系列宝贵的原则。

      最核心的有:动议中心、主持中立、机会均等、立场明确、发言完整、面对主持、限时限次、一时一件、遵守裁判、文明表达、充分辩论以及多数裁决。

      开会流程遵循罗伯特的六步法,不但能保证程序正义,还会相当高效:动议——附议——陈述议题——辩论——表决——宣布结果。

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      05

      慎用PPT

      P owerP oint 是一项伟大的发明,它让原本平淡无味的工作汇报变得生动多彩。然而花里胡哨的 PPT有时会降低效率。

      万达在开会时,使用的PPT 风格都很简单。一般开会不许超过10 张幻灯片,给董事长、总裁汇报,则基本不会超过3 张。

      杰夫·贝索斯嫌弃 PPT 鼓励人们“美化观点、扼杀重点、忽视思想的内在联系”。于是,他在亚马逊倡导 6页纸的“结构化备忘录”。每次会议前,让员工在“学习室”里集体默读,以保证团队的注意力不被分散。

      这份叙事性文档十分简洁,包含6部分内容:

      • What we do? (背景)

      • Why we do it? or What’s the problem ?(解决什么问题)

      • How we do it? (我们怎样做)

      • Validation (如何验证)

      • Discussion / Analysis (讨论、分析)

      • Summary (总结

      贝索斯曾夸耀说:“写出一份六页纸的结构清晰、叙述良好的备忘录,绝不可能思路混乱!”

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      06

      尽快做出决议

      会议过程中,不要过分纠缠细节,更不要把过多的时间浪费在介绍背景或追究责任上。

      如马斯克所言,要用“事实”开会。会议的讨论不应基于以前的经验,而要运用“第一性原则”,努力贴近事实。“专注于信号,而不是噪音”,从而减少不必要的争辩,加快开会的速度。

      遇到各持己见无法决策时,不妨先列举出各自的想法,进行一轮投票,选出几个最佳方案。然后大家打分,再投票选出最合理的方案。这个投票、打分、再投票的过程,能帮助人们很快地理清思路。

      开会的最终目标,不是分析观点,或谈论问题,而是做出决策,拿出行动方案。

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      — 4—

      会后跟进

      01

      做好会议纪要

      会议要有专门记录的人员,会后将会议时间、地点、与会人员、会议议题、会议内容、议决事项等整理清楚。

      在会议结束24 小时之内,及时将会议纪要和资料分发给相关方。这里的相关方,不仅仅指与会人员。

      会议纪要是保证会议成果和事后监查的重要方式,同时也可作为记录企业历史的宝贵资料。

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      02

      跟进进展

      会议顺利开完,并不等于万事大吉。开会时异常激动,散会后一动不动。决议不落实,开再多的会,也是一场空。

      会议的议决事项,要约定好行动方案和时间框架。责任人、监督人、任务节点、截止日期、验收标准,都要细致明确,并在会后逐一跟踪进展。

      “会后,我们一定要狠抓落实。”在万达,根本没有这样的词。秘诀在于,万达有一套强大的会议督办系统。为跟踪会议纪要中涉及的行动计划和重要安排,万达开发了一款任务追踪 App,通过量化的指标,实时跟进会议落实的情况。

      如何组织一场高效的会议(转)

      开会是个技术活。这套史上最全攻略,你学会了吗?

      资料来源:

      1. Michael Doyle ,David Straus :《开会的革命》 ,国际文化出版社。

      2. 彼得·德鲁克:《卓有成效的管理者》,机械工业出版社。

      3. 亨利·罗伯特:《罗伯特议事规则》,格致出版社。

      4. 万达集团企业文化中心:《万达工作法》,中信出版社。

      5. 《企业怎样开会更有效?》,价值中国,管理栏目,作者:伊英杰。

      6. 《如何组织一个高效会议》,“商业分析杂谈”知乎专栏,作者:和浩豪。

      7. 《罗伯特议事规则:用12 原则6 步法,开好一个会》,五分钟商学院,作者:刘润。

      8. 《开会如何高效》,LinkedIn ,作者:陈昌。

      9. 《如何开会更有效率》,简书,作者:雾欣雨鲜。

      10. 《国内外8 家科技巨头CEO 是如何高效开会的?》,“ WPS+ ”微信公众号, 2018 年6 月1日。

      原标题:【职场干货】“一句话证明你是华为人!”,“conference!” 

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