如何组织一场高效的会议（转）

作者/ 如一

编辑 / 步叔

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晨会、周会、月度会 、季度会、年终总结会，头脑风暴会、项目评审会、业务洽谈会、战略部署会……

今天，你开会了吗？

— 1—

华为的“秘密”

据统计，2017 年华为员工平均每天要开2.5个会。在“一句话证明你是华为人”的论坛回帖中，“ Welcome to join the conference（欢迎加入电话会议）” 一骑绝尘。

而越是高层级的管理者，在会议上花的时间越多。

哈佛商学院曾做过调研，管理层每周要在各种会议上耗费18 小时之久。Michael Doyle 和David Straus 在《开会的革命》一书中谈到 ：“如果你是一个中层管理者， 每周可能有35% 的工作时间用来开会。如果是高层，则超过50%。这意味着，你也许要把一半以上的工作时间，用于组织会议和参加会议。”

开会可以使员工之间信息对称（to ensure everyone on the same page）。每天的总结、复盘，能让团队更深切地理解公司正在发生的事情，跟上最新业务进展；月末年终的规划、战略盘点，能鼓舞士气，使员工更好地明白企业的未来走向；评比、颁奖等全员出席的大会，让伙伴们的归属感更强，充满仪式感的高光时刻使人倍觉荣耀。

总之，会议对企业文化的传导、组织团队的凝聚融合、公司战斗力的增进等，均有着至关重要的作用。

可是，为什么我们平时开会的画风是这样的呢？

• “一群人喋喋不休了几个小时，但从来没有解决问题。”

• “同一件事反复拿来说个不停，似乎没有人对此采取任何行动。”

• “高层列席会议，一些人开始了表演，其他人噤若寒蝉。”

• “有的会议明明与自己无关，还要到场旁听。”

• “要是开会少一点的话，我就能完成更多‘实际’工作了。”

• “当你不想干任何事的时候，开会是必不可少的。”

主题不明、节奏拖沓、会上乱议、议而不决、决而不追，都让开会变得漫长而失控。大家纷纷陷于文山会海，难以自拔，苦不堪言。

那么，如何组织一场高效的会议呢？

— 2—

会前准备

01

明确会议目标

开会应该有明确的目的，否则就不要开会。

管理学教父彼得·德鲁克 的观点是：“会议就是靠集会来商议，是组织缺陷的一种补救措施。会议应该是不得已的例外，不能视为常规。一个人人都随时开会的组织，必然是一个谁都不能做事的组织。”

召开会议是为了沟通和解决问题，通过集体讨论，对某一议题做出决策。纯粹发布通知、布置任务的会议，完全可以用工作邮件或即时通讯的方式取而代之。

02

精简与会人员

选择合适、必要的人参加会议，谢绝打酱油者。

亚马逊CEO 杰夫·贝索斯认为，人数太多的会议将导致人云亦云，不利于决策的形成。他主持会议，坚持“两个披萨”原则，即每场会议的人数，不能多到两个披萨饼还不够吃的地步。

只邀请相关人员参会，是对所有人时间的尊重。“解决小问题，开大会；解决大问题，开小会。”精准邀约的小型会议，更有助于创造性的发挥。每个人权责明确，执行起来也更有效率。

首先，问题干系人、问题决策人必须到场。其次，参会者中一定要有一个有话语权、能真正拍板的人，负责处理争议、现场敲定意见等。若重要决策者缺席，建议会议改期举行，避免决策后反复的情况。

03

制定会议议程

制定清晰明了的会议议程，保证会议系统而紧凑。议题要有针对性，且不可设置过多。

会前提前几日，将议题清单及相关资料分发给与会人员。这样既节省了会上阅读材料的时间，也使参会者有了足够的信息输入，能事先进行充分思考，为会上发言做好准备。

04

做好会前沟通

在涉及公司重大决定的会议召开之前，可与高层决策者、管理者等关键角色先行沟通，了解、协调各方的利益点，甚至安排几次小范围的预会议，如此能更好地达成共识，减少正式会议上的纷争。

05

完善会务安排

会议时间要短，尽量压缩在一个小时之内。例会可安排在正式工作开始前，或下班之前的空档，避开中间时段，以免扰乱日常工作。

会议的时间、地点提前通知，并在当日适时提醒相关人员参会。

做好会议室的预定和布置，事先检查投影、电脑、话筒、音响等设备，重要文件进行备份，避免临时掉链子。

— 3—

会中控制

01

严格遵守时间

永远准时开始会议。请迟到人员在会后了解错过的内容。

熟悉联想公司的人都知道，联想开会迟到的话，就得站着听，领导也不例外。有一次柳传志迟到了，六十多岁也自觉站着开会。

准时结束会议。议程中的议题没有讨论完，可后续跟踪再议。著名职业经理人余世维谈到，在他当总经理时，开会通常准备一个闹钟。闹钟一响，会议立即结束。未解决的问题，下次继续。

02

主持人把控节奏

按照既定议程，一项一项地讨论议题。每次只过一个议题，进入下一议题之前，要确保参会者对上一问题已无疑义。

禁止随意增加议题。临时增加议题，在资料不足的情况下现场发挥，很难就新增议题做出正确的决策。

会议主持人不仅要善于调节气氛，还要学会把控节奏。始终围绕会议目标来引导话题，把即兴跑题与漫议拉回到主旨，及时砍掉旁枝错节。

03

高质量发言

鼓励大家畅所欲言，勇敢表达，积极贡献自己的想法和建议。有人只带着耳朵来开会，很少发言，或从不发言。这无疑是一种资源浪费。据说乔布斯开会时，若觉得你是多余的，会把你从会场中赶出去。而马斯克脾气上来，甚至会将你解聘。

为集思广益、博采众长，高层领导要尽量避免先发言。在中国人唯上、重人情、好面子的文化氛围中，领导先发言，等于给事情定了调，其他人就不敢表达自己的真实意思了。有些会议是“一言堂”，老板成为会场声音的垄断者，开会变成了“听会”，未免失去了召开会议的初衷。

在会上杜绝闲聊。努力做到“无观点，不发言”。独立思考，然后发表有建设性的意见。对话时，认真倾听，保证自己已正确理解他人的观点后，再进行商讨，不要着急反驳别人。发言时，要文明措辞，对事不对人，不得人身攻击。多讲道理，少讲道德。多用客观事实，少提主观标准。

04

遵循罗伯特议事原则

亨利·罗伯特在 1876 年出版了《罗伯特议事规则》，从会议的动议一直到决议，规范出一系列宝贵的原则。

最核心的有：动议中心、主持中立、机会均等、立场明确、发言完整、面对主持、限时限次、一时一件、遵守裁判、文明表达、充分辩论以及多数裁决。

开会流程遵循罗伯特的六步法，不但能保证程序正义，还会相当高效：动议——附议——陈述议题——辩论——表决——宣布结果。

05

慎用PPT

P owerP oint 是一项伟大的发明，它让原本平淡无味的工作汇报变得生动多彩。然而花里胡哨的 PPT有时会降低效率。

万达在开会时，使用的PPT 风格都很简单。一般开会不许超过10 张幻灯片，给董事长、总裁汇报，则基本不会超过3 张。

杰夫·贝索斯嫌弃 PPT 鼓励人们“美化观点、扼杀重点、忽视思想的内在联系”。于是，他在亚马逊倡导 6页纸的“结构化备忘录”。每次会议前，让员工在“学习室”里集体默读，以保证团队的注意力不被分散。

这份叙事性文档十分简洁，包含6部分内容：

• What we do? （背景）

• Why we do it? or What’s the problem ？（解决什么问题）

• How we do it? （我们怎样做）

• Validation （如何验证）

• Discussion / Analysis （讨论、分析）

• Summary （总结

贝索斯曾夸耀说：“写出一份六页纸的结构清晰、叙述良好的备忘录，绝不可能思路混乱！”

06

尽快做出决议

会议过程中，不要过分纠缠细节，更不要把过多的时间浪费在介绍背景或追究责任上。

如马斯克所言，要用“事实”开会。会议的讨论不应基于以前的经验，而要运用“第一性原则”，努力贴近事实。“专注于信号，而不是噪音”，从而减少不必要的争辩，加快开会的速度。

遇到各持己见无法决策时，不妨先列举出各自的想法，进行一轮投票，选出几个最佳方案。然后大家打分，再投票选出最合理的方案。这个投票、打分、再投票的过程，能帮助人们很快地理清思路。

开会的最终目标，不是分析观点，或谈论问题，而是做出决策，拿出行动方案。

— 4—

会后跟进

01

做好会议纪要

会议要有专门记录的人员，会后将会议时间、地点、与会人员、会议议题、会议内容、议决事项等整理清楚。

在会议结束24 小时之内，及时将会议纪要和资料分发给相关方。这里的相关方，不仅仅指与会人员。

会议纪要是保证会议成果和事后监查的重要方式，同时也可作为记录企业历史的宝贵资料。

02

跟进进展

会议顺利开完，并不等于万事大吉。开会时异常激动，散会后一动不动。决议不落实，开再多的会，也是一场空。

会议的议决事项，要约定好行动方案和时间框架。责任人、监督人、任务节点、截止日期、验收标准，都要细致明确，并在会后逐一跟踪进展。

“会后，我们一定要狠抓落实。”在万达，根本没有这样的词。秘诀在于，万达有一套强大的会议督办系统。为跟踪会议纪要中涉及的行动计划和重要安排，万达开发了一款任务追踪 App，通过量化的指标，实时跟进会议落实的情况。

开会是个技术活。这套史上最全攻略，你学会了吗？

资料来源：

1. Michael Doyle ,David Straus ：《开会的革命》 ，国际文化出版社。

2. 彼得·德鲁克：《卓有成效的管理者》，机械工业出版社。

3. 亨利·罗伯特：《罗伯特议事规则》，格致出版社。

4. 万达集团企业文化中心：《万达工作法》，中信出版社。

5. 《企业怎样开会更有效？》，价值中国，管理栏目，作者：伊英杰。

6. 《如何组织一个高效会议》，“商业分析杂谈”知乎专栏，作者：和浩豪。

7. 《罗伯特议事规则：用12 原则6 步法，开好一个会》，五分钟商学院，作者：刘润。

8. 《开会如何高效》，LinkedIn ，作者：陈昌。

9. 《如何开会更有效率》，简书，作者：雾欣雨鲜。

10. 《国内外8 家科技巨头CEO 是如何高效开会的？》，“ WPS+ ”微信公众号， 2018 年6 月1日。

原标题：【职场干货】“一句话证明你是华为人！”，“conference！” 

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